home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ARCH_A41.ARJ / PROSMENU.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-26  |  4KB  |  103 lines
  1.  
  2.                          'View' or Search Options:
  3.                                  Overview
  4.  
  5. This option gives you the ability to look at the Client file in any one  of ì
  6. seven 'views' or search criteria:
  7.  
  8.                      "1)  Search by Company Name"
  9.                      "2)  Search by First Name"
  10.                      "3)  Search by Last Name"
  11.                      "4)  Search by Phone Number"
  12.                      "5)  View or search by Zip Code"
  13.                      "6)  View or search by Category"
  14.                        "7)  Search on Referred by"
  15.  
  16.  
  17. Once  you  select your 'view,' then all records are stacked or  ordered  in ì
  18. that  sequence.   If, for example, you select the last  name  'view',  then ì
  19. after  you search and locate one record, all records before and after  that ì
  20. one will be ordered alphabetically by last name.
  21.  
  22. The  logic  of  this option is similar to the one available  in  the  'Fast ì
  23. Search Through Data' Menu, (Main Program Menu, Option 6) Option 1:
  24.                 'Lightning fast search through Client file'
  25.  
  26. In the 'Lightning fast search,' you are displayed information quickly,  but ì
  27. cannot move back and fourth between records that are adjacent to those that ì
  28. appear  in your match.  By contrast, in the 'View' or Search  Options'  you ì
  29. can  move  back and fourth among the records and observe,  say,  all  phone ì
  30. numbers or zip codes that precede or follow a matched record.
  31.  
  32.                              Search Procedure:
  33.  
  34.                                                                            
  35. Once  you select any one of options 1 through 7, the menu will branch  back ì
  36. to the prior screen and place the cursor in that field where you wish to do ì
  37. your  search.  Once a record is found, all records then will be stacked  or ì
  38. ordered by that criteria.  
  39.  
  40. Whatever criteria you select here will cause one of the following  messages ì
  41. to appear on the top to the Client Get screen that you just came from:
  42.  
  43.  
  44.           "Company Name 'View', records in order by company name"
  45.             "First Name 'View', records in order by first name"
  46.              "Last Name 'View', records in order by last name"
  47.           "Phone Number 'View', records in order by phone number"
  48.               "Zip Code 'View', records in order by zip code"
  49.               "Category 'View', records in order by category"
  50.            "Referred by 'View', records in order of Referred by"
  51.  
  52. As you enter 'N' for next or 'P' for previous,  you will be moving back and ì
  53. fourth between adjacent records in that 'view.'
  54.  
  55. è
  56.                  Turning Off the 'View' or Search Options:
  57.  
  58.  
  59. For some users, these seven search criteria present too many keystrokes for ì
  60. their  search.   If  you wish to reduce the seven  search  options  to  one ì
  61. default  option  for Company name, then go to the Custom Options  Menu  and ì
  62. observe option G:
  63.  
  64.              "G)  7 choices in search criteria: Client Get"
  65.  
  66. To reduce the number of choices from 7 to 1, select option 'G' to display:
  67.  
  68.                                 "[now Off]"
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                            Phonetical searching:
  73.  
  74.  
  75. If  you  elect any of these three 'views' and the program fails to find  an ì
  76. exact match, then it attempts to find it phonetically:
  77.  
  78.  
  79.           "Company Name 'View', records in order by company name"
  80.             "First Name 'View', records in order by first name"
  81.              "Last Name 'View', records in order by last name"
  82.  
  83.  
  84. After  you have selected one of these three, the following message  appears ì
  85. on the top of the search screen:
  86.  
  87.  
  88.      == Alternate phonetical cross referencing in effect on Search.==
  89.  
  90. If  an exact match is not found then the program will perform a  phonetical ì
  91. search, and display this text while doing so:
  92.  
  93.                      "Searching for phonetical match"
  94.  
  95. Let's  say  you  are looking for 'ANNETTE' but cannot remember  how  it  is ì
  96. entered.  If you enter either 'ANETE' or 'AUNET' then the phonetical  match ì
  97. displayed to you for either entry is 'ANNETTE'.
  98.  
  99. Let's  say further that you had entered 'WOLFGANG' but could  not  remember ì
  100. the  spelling.  The phonetical search will display 'WOLFGANG' if you  enter ì
  101. either of these spellings:  'WULFFGUNG' or 'WOOLFGENG'.
  102.  
  103.